Oct 2016

MI मराठी - आपलं अधिवेशन

असं म्हणतात, एखाद्याबद्दल आपल्या मनात सगळ्यात जास्त वेळ काय राहत असेल, तर त्याने आपल्याला दिलेली वागणूक! 'तो माणूस खूप सुंदर गातो', 'खूप चांगला अभिनय करतो', 'खूप हुशार आहे', ह्याहीपेक्षा... 'तो खूप प्रेमळ आहे. माझ्याशी खूप चांगला वागला होता.' ही भावना आपल्या मनात अगदी कायमची घर करून राहते, नाही का? आम्हांला असं वाटतं की बृहन्महाराष्ट मंडळाच्या अधिवेशनाबाबतही हे तितकंच खरं आहे. एखादा रंगून गेलेला कार्यक्रम, एखादा रुचकर पदार्थ लोकांच्या लक्षात राहील, पण त्याहीपेक्षा 'अधिवेशनाचं आयोजन किती मस्त होतं ना!', 'डेट्रॉइटची लोकं किती आपुलकीने वागत होती!', 'जिथे-तिथे त्यांचे स्वयंसेवक मदत करायला होते', 'जेवणाचा प्रेमाने आग्रह होत होता, काय हवंय-नकोय ह्याची विचारपूस होत होती. जणू आपल्या कुणा नातेवाईकाकडेच आलोय असं वाटत होतं!' ह्या भावना अगदी वर्षानुवर्षं लोकांच्या मनात राहतील आणि ह्याचसाठी हा सगळा अट्टाहास आहे! कुठले कार्यक्रम ठेवायचे हे ठरवायला जशी 'कार्यक्रम समिती’ असते, जेवणात काय काय पदार्थ ठेवायचे हे ठरवायला जशी 'अन्न (food) समिती' असते, तसंच 'उपस्थितांना कसा अनुभव द्यायला पाहिजे? आणि त्यासाठी काय केलं पाहिजे?' हे ठरवायला आणि ते कष्टाने प्रत्यक्षात आणायला एक स्वतंत्र समिती असते, जिला आपण 'स्वागत समिती' किंवा 'Host and Hospitality Committee' म्हणतो.

'अतिथि देवो भव' हे व्रत मनात रुजवलेली स्वागत समिती ही प्रत्येक इतर समितीच्या कामात पाहुण्यांच्यादृष्टीने विचार करत असते. नांवनोंदणी (Registration) समितीसोबत काम करताना food allergies, वैद्यकीय (Medical) सोयी, वाहतुकीची(Transportation) व्यवस्था याबाबत उपस्थितांच्या गरजा जाणून घेतल्या जातात. तंत्रज्ञान (Technology) समितीसोबत काम करताना संकेतस्थळाचा वापर किंवा नांवनोंदणीची प्रक्रिया लोकांसाठी जास्तीत जास्त सोपी कशी होईल, यासाठी प्रयत्न केले जातात. हॉटेल-प्रवास-पर्यटन (Hotel-Travel-Tourism) समितीबरोबर काम करताना 'अधिवेशन केंद्राच्या जवळ असलेली हॉटेल्स आपण आगाऊ बुक करू शकू ना? आणि त्यातल्या खोल्या उपस्थितांना वाजवी दरात मिळू शकतील ना?' याची खात्री करून घेतली जाते. अन्न- समितीसोबत काम करताना, 'अधिवेशनाला येणारी लोकं ही मुळात महाराष्ट्राच्या वेगवेगळ्या भागातून आली असल्यामुळे जेवणामध्ये सगळ्या प्रदेशातील लोकांना आवडतील असे पदार्थ आहेत ना? पदार्थ निवडताना जेष्ठ नागरिक आणि लहान मुलांचा विचार केला गेला आहे ना?' यात विशेष लक्ष घातलं जातं.

VIP, VVIP, देणगीदारांची विशेष सोय स्वागत समिती बघते. त्यांना विमानतळावर घ्यायला जाणे, त्यांना त्यांची हॉटेलची खोली मिळाली की नाही याची खात्री करणे, त्यांना काय हवं/नको ते बघणे, हे सगळं काम स्वागत समितीचं असतं.

थोडक्यात सांगायचं तर जिथे जिथे उपस्थितांची 'सोय' येऊ शकते, तिथे तिथे स्वागत समिती येते. अधिवेशन चालू असताना केंद्रात स्वागत-समितीचा एक माहिती-मंडप (booth) उभारला जाईल. उपस्थितांना विविध कार्यक्रमांविषयी आणि इतरही अनेक प्रकारची माहिती मिळण्यास त्यामुळे मदत होईल. एक कार्यक्रम संपल्यानंतर दुसऱ्या कार्यक्रमाच्या सभागृहाकडे वेळेत जायला लोकांना मदत करणे, जेवणाच्या रांगेत लोकांना कमीत कमी वेळ लागावा, सगळ्यांना लवकर जेवण मिळावे यासाठी प्रयत्न करणे, जेष्ठांना रांगेत प्राधान्य देणे, त्यांना एका ठिकाणाहून दुसरीकडे जाण्यासाठी मदत करणे, अधिवेशन केंद्रात विविध ठिकाणी बसण्याची, आराम करण्याची सोय करणे, उपस्थितांसाठी प्रिंटर, फॅक्स मशीन ह्याची सोय करणे... ही सगळी कामं स्वागत समितीची!

मार्केटिंग (विपणन), कॅम्युनिकेशन (संपर्क), फायनान्स(अर्थविषयक) समित्यांची कामं अधिवेशन सुरू व्हायच्या आधी जास्त असतात. त्यामुळे अधिवेशन चालू असताना ह्या समितीतले स्वयंसेवक इतर समितींमधे मदत करतात. त्यामुळे सध्या २४ लोकांची असलेली आपली स्वागत समिती अधिवेशनादरम्यान १५० लोकांची होईल! तुम्ही पुलंचं 'नारायण' ऐकलंय का? हा नारायण म्हणजे डेट्रॉइटच्या स्वागत समितीचं आराध्य दैवत! कुणाच्याच नजरेत पटकन न येणारा, पण कार्य सिद्धीस नेण्यात सिंहाचा वाटा असणारा! आपण जेव्हा अधिवेशनाला याल, तेव्हा असे कित्येक 'नारायण' आपल्यासाठी अधिवेशनाचा अनुभव सोयीचा-सुखाचा करतील, ह्याची आपणांस ग्वाही देतो!

- सुशांत खोपकर (डेट्रॉइट, मिशिगन)